Kam si doma, když přijdete z práce, odložíte klíče? Vždycky na to stejné místo, kde je druhý den ráno automaticky hledáte? Tak to máte skoro proces, rutinu. Pokud vám ulehčuje práci a poskytuje stabilitu, tak je dobré ji vylepšovat a udržovat „namazanou“ tedy v chodu.
Nefunkční procesy, postupy a rutiny nedržte při životě – upravte je, změňte nebo zrušte. Používejte jenom ty a v takové formě, ve které mají přínos.
Základní procesy
Já jsem si definoval přínosy našich pracovních procesů nějak takto:
- samozřejmě se opakují (to je základ procesu),
- zajistí stabilní kvalitu prostředí a výsledku,
- zabrání plýtvání energie a usnadní práci,
- podrží v případě nouze nebo stresu,
- umožní snadněji začlenit nového člena týmu,
- vznikne prostor pro řetězení a skládání procesů.
Současně to nechci přehánět, takže procesy
- musí pomáhat, ne otravovat nebo přidávat práci (pak je potřeba je změnit),
- nemusí být hezké nebo dokonalé, ale musí být funkční (good enough),
- musí všichni chápat a akceptovat.
Nedělal jsem si iluze, všechno nefunguje, jak bych si představoval. Ale funguje to dostatečně dobře a po vyladění jsou procesy samonosnou kostrou našeho firemního života. Přeskočím procesy obecně firemní a zaměřím se pouze na ty, které se týkají WordPressu. Vybral jsem tedy pár příkladů z naší zahrádky – procesů máme víc, často přirozených, ne formálních.
Přísun informací a prevence
Tyto postupy nebo rutiny používáme s cílem být informovaní. Jsem dost odpůrcem „práce přes e-mail“, jsem toho názoru, že informace se mají sdílet, nikoliv posílat, že poslat něco mailem neznamená problém vyřešit a jakmile je zpráv příliš, nikdo je nečte.
Monitorování aktivit
Po instalaci nebo převzetí webů nastavujeme plugin pro logování aktivit na 30 dní, abychom viděli, co který uživatel na webu udělal. Mnohokrát jsme tato data použili při argumentaci se zákazníkem (nebo i interní). V návodu pro napojení webu do správy je instrukce pro nainstalování a nastavení patřičného pluginu.
Komunikace se zákazníkem
Včasná komunikace se zákazníkem je základem úspěchu, tedy toho, jak výsledek vnímá zákazník. Nestačí jen práci kvalitně odvést, ale hlavně o tom včas a správně informovat zákazníka. Před úpravami na produkčním webu má technik povinnost domluvit servisní okno a zapsat informaci do tiketu.
Monitorování dostupnosti webů/serverů
Dostupnost webů monitorujeme nástrojem UptimeRobot.com. Při napojení do správy technik ukládá nový monitor tohoto webu s definovanými (a předvolenými) hodnotami. Zprávy o výpadcích nám chodí do interního chatu v Nextcloudu (napojili jsme si vlastním skriptem) a podle závažnosti na incidenty reagujeme. Alerty chodí také do mobilní aplikace, pokud nejsme v chatu. Do chatu také chodí zprávy z nástroje Icinga, který hlídá kondici serverů (dostupnost služeb, kapacit a zdrojů).
Informovanost a sledování zdrojů
V přiměřené míře čteme newslettery hlavních služeb a produktů, s nimiž pracujeme, a vzájemně se informujeme o novinkách a událostech (máme na to chat).
Čteme e-maily, které nám dorazí, i ty automatické ze všech možných služeb. Víme, co píše Kinsta, Seznam, Toret nebo některý český hosting (pokud tedy něco píše, dělá to jen někdo). Podle toho reagujeme a upravíme svou práci (např. migrace na PHP 8, nedostatek procesů nebo zaplnění místa).
Usnadnění
Další procesy se týkají usnadnění práce, kterou pravidelně provádíme.
Automatizované aktualizace
Na develech aktualizace provádíme automaticky a strojově, používáme řídicí aplikace WordPress a plugin MainWP. Před aktualizací ostrých webů technik zkontroluje (opět je na to postup) stav develu a pokud splňuje kritéria, provádí aktualizace ostrých webů, v tomto případě buď po komponentách (od nekonfliktních po ty problémové) nebo po skupinách webů, kterou jsou si podobné.
Další procesy jsou pro kontrolu licencí, kontrolu pluginu od Toretu (ano, mají svůj proces), případně na typizovaná slabá místa (vysypání keší a kontrola editace článku Elementorem + kontrola jazykové mutace). Zkrátka jsou to už specifické postupy, které jsme za roky vypilovali.
Ukládání hesel do trezoru
Jakmile dostaneme od zákazníka přístup do webu, ukládáme ho do trezoru, do profilu webu. Zodpovídá za to kolegyně, která tak zajistí, že každý technik má přihlašováky k dispozici. Do trezoru ukládáme také další přístupové údaje.
A opačným postupem – když se s webem loučíme, opět je odtud postupně mažeme, čímž mimojiné splňujeme smluvní požadavky a požadavky GDPR. Ne, to není náhoda, takhle je to schválně – vidíte to řetězení?
Používání jednotné e-mailové adresy
Pro každou oblast činnosti používáme jednu e-mailovou adresu, kterou obsluhuje definovaný počet lidí. Ti mají určené (jednoduché) postupy, jak se zprávami nakládat:
- servis – určeno pro techniky a pro používání ve WP instalacích. Technici musí reagovat na informace v e-mailech a zprávu zpracovat (přesunout do složky, smazat). Chodí sem také balast, takže zprávy filtrujeme. Schránka má několik aliasů.
- pomoc – hlavní e-mail, přijímají se tady zprávy ze světa, od klientů, dodavatelů apod. Komunikaci si rozdělujeme do vlastních podsložek a používáme jednu schránku. SupportBox jsme měli, ale nakonec jsme jej opustili, protože nám přestal vyhovovat.
- obchod – podobný jako pomoc, ale sem chodí zprávy z formulářů, které opět procesně posunujeme dále (kolegyně posoudí poptávku, zapíše příležitost, změří rychlost webu interním nástrojem atd. atp.)
Používáme několik dalších aliasů, ale vše končí v těchto schránkách, podle odesílatele nebo předmětů je lze filtrovat.
Uložení konfigurace do zásoby
Nastavení některých komponent lze uložit v nějaké univerzální verzi a používat opakovaně:
- nastavení Wordfence lze exportovat a následně zase importovat na jiný web, ušetříte si spoustu klikání,
- podobně funguje třeba Advanced Custom Fields a mnoho dalších pluginů,
- typické formuláře (třeba Kontaktujte nás) lze připravit a exportovat pro budoucí použití,
- snad všechny šablony umožňují export svých nastavení, ale záleží na jemnosti – ne každý web má vypadat jako klon,
- často využívám Nástroje > Export, kde přibývají mnohé další možnosti podle použitých komponent
Hlavní činnosti a principy
Tyhle procesy pokrývají naše hlavní činnosti a bez nich bychom se neuměli domluvit a zkoordinovat.
Uložení prvotních informací o webu
Když web přebíráme do péče, vytváříme jednorázovou kopii webu, kterou ukládáme do Nextcloudu. Pak provedeme nasnímkování (o tom dále) a do profilu webu vložíme informace z Nástroje > Zdraví webu (viz můj článek Kondice a dobrý stav WordPressu). Tím máme zdokumentovaný stav webu v okamžiku, kdy za něj začínáme přebírat zodpovědnost.
Evidence úkolů a mnoha informací
Jádrem spolupráce je systém pro zakládání úkolů a jejich zpracování. Tiket má svůj životní cyklus, jehož pochopení a provádění je hlavním akceptačním kritériem pro každého člena týmu. V tiketech vše evidujeme a rozdělujeme práci. To je jeden z hlavních procesů.
Snímkování webu před úpravou a po ní
Před prováděním úprav si vytvoříme snímky klíčových stránek, typicky titulky, detailu produktu/článku, výpisu rubriky, pokladny, košíku, strany Kontakt atp. Totéž uděláme i po dokončení úpravy.
Nevěřili byste, jak je tohle složité. Udělat snímek stránky
- kde jsou zobrazené reklamy nebo výstupy JS aplikací,
- která je opravdu celá až do konce (infinite scrolling!),
- neobsahuje poskakující lištu nebo horní menu, které se při snímkování posunuje,
- v mobilním rozlišení ani nemluvě.
Zkoušel jsem testovat nástroje jako Hexowatch, ale množství falešných, resp. z mého pohledu nepodstatných, hlášení bylo tolik, že se na to nedalo spolehnout. Proto to dopadlo jako vždy – napsali jsme si vlastní nástroj…
Podle potřeby vytváříme také párminutové video z administrace, kde technik prokliká klíčové stránky a okomentuje, co vidí a jak to funguje nebo nefunguje. Velmi se nám to osvědčilo zejména v případě nastavení WooCommerce – filtry, platební metody, způsoby doručení apod.
Nastavení zálohovacích úloh, práce se zálohami
Adekvátní nastavení zálohovacích úloh je celkem věda, pokud se jedná o složitější nebo aktivnější web, než je běžný standard. U běžného webu stačí dělat v nějaké rozumné frekvenci zálohu všech dat, které nelze získat z oficiálních zdrojů (core, pluginy, šablony).
U velmi aktivních webů je potřeba zálohovat selektivně a často inkrementálně. Tedy např. celou databázi jednou denně, celý web jednou měsíčně, složku uploads letošního roku inkrementálně atp.
Je také praktické nastavit procesy
- pro informování o neúspěšném provedení úlohy,
- kontrolu validity záloh v úložišti (je zaplacené?),
- pro životní cyklus záloh nebo
- pro získání zálohy z úložiště a samozřejmě
- pro deaktivaci záloh webu, který nás opouští
A samozřejmě proces všech procesů: obnovení ze zálohy, disaster recovery! V případě komplexních zálohy je to ještě jednoduché, ale v případě těch inkrementálních už to získává parametry vicesezónního seriálu na Netflixu.
A opět se hodí proces pro včasnou komunikaci se zákazníkem.
Speciálky a vychytávky
Některé postupy doplňujeme podle aktuálních zkušeností. Takže v poslední době jsme si vytvořili postup na následující situace.
Smazání konfigurace pluginu před jeho odstraněním
Plugin deaktivujete, smažete a web předáte ke správě někomu jinému. On ho znovu nainstaluje, aktivuje a vaše nastavení obvykle v databázi zůstalo, takže pokračuje v používání. Zálohuje do vašeho úložiště, čerpá kredity vašeho ShortPixelu nebo jinak využívá váš plugin. Velké množství produktů to neumí ošetřit.
Konfiguraci je tedy na začátku nutné nejprve smazat, případně se ujistit, že po deinstalaci pluginu z databáze zmizí i jeho data – to dělá velmi málo pluginů.
Klonování webů bez vašeho vědomí
Podobná situace nastává, když klient naklonuje web, který jste mu před časem vytvořili. Chodí nám spousta e-mailů z Wordfenců, které jsou potomkem jednoho webu, který jsme kdysi kdesi dělali. Pak někdo někdy naklonoval konfiguraci Wordfence (viz předchozí tip) s naším e-mailem a už se to množí jak v Petriho misce. Příčinu není snadné odstranit, takže máme škaredý, ale funkční proces – filtrování zpráv do koše.
Smazání cache prohlížeče
Poměrně častý postup, který řeší hodně problémů. Většina lidí si pod tímto pojmem představí smazání historie prohlížených stránek a uložených dat, ale to není ono. Cache prohlížeče se maže na kartě Síť, kde zatrhnete přepínač Bez mezipaměti nebo pod. Pak načtete stránku aspoň jednou pomocí Ctrl-r a zjistíte, co vše ve skutečnosti nefunguje.
Tohle je často jediné řešení problému, kdy se nenačítá Elementor a nabízí ladicí režim. Pokud je v konzoli (F12) vidět chyby, pak tohle může být řešením. Platí to i pro Gutenberg po větších updatech. Javascriptové aplikace, jako jsou tyto, totiž pracují z velké míry pouze v prohlížeči, takže po aktualizacích je potřeba je občas celé znovu načíst.
Potřebujete poradit s nastavením procesů na vašem webu? Nebojte se napsat.
