Zprávy z kontaktního formuláře se sice odešlou, ale místo doručené pošty končí ve spamu – nebo se ztratí úplně. Ve WordPressu se to bohužel stává častěji, než si mnozí uvědomují. A právě kvůli tomu můžete přicházet o nové poptávky. Je to jako když si v restauraci objednáte jídlo, ale číšník na objednávku zapomene – po chvíli, hladoví a zklamaní, odcházíte.
Obsah článku
Proč zprávy z formuláře padají do spamu?
Ve WordPressu se e-maily běžně odesílají přes funkci wp_mail(), která spoléhá na to, že se o odeslání postará váš webhosting. WordPress přitom ve výchozím stavu předává zprávu dál přes běžnou PHP funkci mail() – a ta často selhává na doručitelnosti. Spam filtry totiž kontrolují, jestli e-mail opravdu pochází od toho, kdo je uveden jako odesílatel. A když něco nesedí, zpráva končí ve spamu.
- WordPress neposílá e-maily přes SMTP, ale spoléhá na PHP funkci mail(), která je často zablokovaná nebo nedůvěryhodná.
- Formulář odesílá e-mail jménem odesílatele formuláře, např. jan.novak@seznam.cz, což z pohledu spam filtru vypadá podezřele, protože to neodpovídá doméně vašeho webu.
- Chybí autentizační záznamy jako SPF, DKIM nebo DMARC – bez nich server příjemce netuší, jestli váš web opravdu smí e-maily odesílat.
- Používaný plugin odesílá e-mail s chybnými údaji o odesílateli nebo je nekompatibilní s aktuální verzí WordPressu.
- Webhosting nebo samotná doména může být na blacklistu např. kvůli jiné podezřelé aktivitě.
Ať už je důvod jakýkoli, výsledek je vždy stejný – zprávy končí ve složce, kam se uživatel kouká jen zřídka – nebo nikdy.
Jak správně nastavit odesílání e-mailů ve WordPressu
Aby zprávy z formuláře nekončily ve spamu, je potřeba změnit způsob, jakým WordPress e-maily odesílá. Výchozí funkce wp_mail() sice funguje, ale neposkytuje žádné ověření odesílatele – a právě to spam filtry nemají rády. Řešením je odesílání přes SMTP, tedy ověřený způsob komunikace mezi servery, který potvrzuje, že e-mail skutečně pochází z vaší domény. Bohužel WordPress sám o sobě nastavení SMTP neumožňuje – posílá e-maily přes PHP mail() funkci serveru, což je nedostačující. A proto budeme potřebovat doinstalovat potřebný plugin.
Pluginy a SMTP řešení
Nejčastěji se používá plugin WP Mail SMTP, ale jsou i další varianty (Post SMTP Mailer/Email Log – detailnější, FluentSMTP nebo Easy WP SMTP)
Po instalaci pluginu je potřeba zvolit, přes jakou SMTP službu se budou e-maily odesílat:
- Vlastní e-mail přes SMTP (např. na doméně info@vasedomena.cz) – potřebujete znát přístupové údaje k účtu.
- Gmail/Google Workspace – spolehlivá volba, ale je nutné vygenerovat tzv. heslo pro aplikaci (App password) ve vašem Google účtu.
- Transakční služby jako Sendinblue, MailerSend, Mailgun – vhodné pro vyšší objemy nebo detailní monitoring doručitelnosti.
Používejte reálný e-mail pro odeslání
Nikdy nenastavujte adresu poptávajícího jako „odesílatele“ (jan.novak@seznam.cz). Odesílatelem zprávy musíte být vy – tedy vaše doména.
Aby e-mail správně prošel spamovými filtry, měla by jeho hlavička vypadat například takto:
From: info@vasedomena.cz, Reply-To: jan.novak@seznam.cz
Tím se vyhnete situaci, kdy e-mail „vypadá“, že byl odeslán z jiné domény, než ve skutečnosti byl – a to spam filtry považují za velmi podezřelé.
Otestujte si, zda vám e-maily chodí
Plugin WP Mail SMTP má v sobě jednoduchý nástroj, pomocí kterého si můžete poslat testovací e-mail. Díky tomu si snadno ověříte, že odesílání funguje.
Pro ještě důkladnější kontrolu doporučuji využít mail-tester.com. Ten vám pošle hodnocení, jak dobře je váš e-mail technicky nastaven, a upozorní na chyby, které mohou způsobovat, že zprávy končí ve spamu – například chybějící ověření domény nebo problémy s identitou odesílatele.
Jak nastavit kontaktní formulář
Správné nastavení odesílání e-mailů je jen jedna strana mince. Pokud ale není správně nastaven samotný kontaktní formulář, mohou nastat problémy i v případě, že SMTP funguje bezchybně.
Vyberte si spolehlivý formulářový plugin
Doporučené a ověřené možnosti:
- Contact Form 7 – oblíbený a rozšířený plugin, ale pro bezproblémové odesílání e-mailů se doporučuje doplnit o pluginy, které správně nastaví údaje o odesílateli a zajistí antispamovou ochranu
- Ninja Forms – zavedený a osvědčený nástroj s dobrou rozšiřitelností
- WPForms – přehledné rozhraní, dobře funguje s WP Mail SMTP
- Fluent Forms – moderní, rychlý a flexibilní
- Gravity Forms – robustní řešení pro složitější scénáře (placený)
Každý plugin má nastavení e-mailů trochu jiné, ale vždy platí: zpráva by měla být odeslána z vaší domény From:, zatímco e-mail odesílatele formuláře patří do pole Reply-To:.
Nesprávné nastavení těchto údajů může způsobit, že e-mail skončí ve spamu – nebo nebude doručen vůbec.
Vyhněte se zbytečným přílohám
Pokud formulář umožňuje přikládat soubory, používejte tuto možnost uvážlivě. Některé e-mailové služby přílohy automaticky blokují, zvlášť pokud jde o méně běžné formáty nebo větší objem dat. Příloha může také zvýšit pravděpodobnost, že e-mail skončí ve spamu. Pokud to není nezbytně nutné, raději se přílohám vyhněte.
Předmět e-mailu
Doporučuji také nastavit jednoznačný předmět e-mailu, například „Nová zpráva z webového formuláře z www.vasedomena.cz“, aby bylo na první pohled jasné, odkud zpráva přichází.
Ukládejte odeslané zprávy i ve WordPressu
Některé pluginy umožňují ukládat odeslané zprávy přímo do administrace WordPressu – například WPForms, Fluent Forms, nebo pomocí doplňku i u Contact Form 7. Díky tomu budete mít přehled o tom, co bylo skutečně odesláno, i v případě, že se e-mail ztratí nebo nedorazí do schránky.
Co dělat, když zprávy pořád padají do spamu a nic z výše zmíněného nepomáhá
Někdy se může stát, že i při správném nastavení SMTP, formuláře a adres odesílatele, zprávy z WordPressu stále končí ve spamu. Níže rozepíšu pár tipů, které by mohly pomoct:
- Otestujte si zprávu na www.mail-tester.com. Tento nástroj vám poskytne skóre doručitelnosti a upozorní na technické chyby, které mohou ovlivnit doručení.
- Zkontrolujte reputaci domény a IP adresy (např. pomocí www.mxtoolbox.com). Pokud používáte sdílený hosting, může být problém v reputaci celé IP adresy – kontaktujte technickou podporu nebo zvažte změnu SMTP služby na profesionálnější variantu (např. Mailgun).
- Zkuste si e-maily poslat na jinou adresu (ideálně na e-mail od jiného poskytovatele nebo domény) – můžete tak zjistit, zda spočívá v konkrétní schránce nebo v nastavení e-mailu.
- Pokud používáte SMTP přes vlastní hosting nebo Gmail a stále máte problémy, zkuste přejít na některou z profesionálních transakčních služeb (např. Sendinblue, MailerSend, Mailgun). Tyto služby mají vysokou reputaci, lepší statistiky a možnosti ladění doručitelnosti.
- Zkuste jiný plugin/formulář – Výjimečně může být problém v samotném pluginu – např. špatná kompatibilita s verzí WordPressu. Zkuste formulář přepsat pomocí jiného pluginu (např. z Contact Form 7 přejít na WPForms) a ověřte, zda problém přetrvává.
Dočasné řešení
V případě, že se vám problém nedaří vyřešit, můžete nastavit filtr ve své schránce, který přesune zprávy do doručené pošty i v případě, že je e-mail označen jako spam.
Pro zvýšení jistoty doporučuji e-maily kontrolovat a ukládat přímo do WordPressu – například pomocí doplňku pro logování e-mailů nebo pluginu, který ukládá odeslané formuláře. Pokud totiž některé zprávy byly spam filtrem rovnou odmítnuty, nemusely se k vám vůbec dostat – a bez zálohy o nich nebudete vůbec vědět.
Testujte formuláře – pravidelně
Ani ten nejlépe nastavený formulář není nesmrtelný. Po aktualizaci pluginu, změně hostingu, úpravě šablony nebo zásahu do SMTP nastavení může začít selhávat – a vy si toho týdny nemusíte ani všimnout.
Doporučuji formulář pravidelně testovat alespoň jednou měsíčně, ideálně i po každé větší změně na webu. Stačí jednoduchý test: vyplnit formulář jako běžný návštěvník a zkontrolovat, že zpráva skutečně dorazila.
Pokud máte více formulářů (např. kontaktní, poptávkový, objednávkový), otestujte každý z nich zvlášť. I malá změna v nastavení může ovlivnit jeden konkrétní typ zprávy.
Existují nástroje, které toto testování mohou provádět automaticky – ale o tom se rozepíšu zase někdy příště :-).
Kontrolujte formulář jako každou jinou součást webu
Kontaktní formulář je často prvním místem, kde s vámi potenciální zákazník přijde do kontaktu. Pokud selže – nebo hůř, pokud zprávy končí ve spamu či vůbec nedorazí – pro zákazníka to vypadá, jako byste ho ignorovali. Výsledkem je ztráta důvěry a často tak i samotné zakázky.
Proto se vyplatí věnovat funkčnosti formuláře stejnou péči jako bezpečnosti, rychlosti nebo designu webu. Pravidelné testování, správné nastavení a záloha odeslaných zpráv by měly být samozřejmostí.
Pokud si nejste jistí, kde problém vzniká, nebo potřebujete nastavení zkontrolovat odborně, neváhejte nás kontaktovat.
